Crm & Geco

Sistema CRM per la gestione delle relazioni con le aziende 

L’implementazione di un sistema CRM ha l’obiettivo di raccogliere e centralizzare tutte le informazioni relative alle aziende partner del Politecnico. Il CRM fungerà da contenitore unico per l’anagrafica delle aziende, lo storico delle collaborazioni, i contatti, le iniziative congiunte e altri dati rilevanti. Questo strumento supporterà le attività di mappatura, analisi e pianificazione strategica, facilitando una gestione più coordinata ed efficace delle relazioni tra l’Ateneo e il mondo produttivo. 

Sistema di gestione delle convenzioni e dei contratti (GECO) 

In parallelo, il progetto GECO ha l’obiettivo di sviluppare un sistema informativo dedicato alla gestione delle convenzioni e dei contratti stipulati dall’Ateneo. Questo strumento consentirà di monitorare e gestire in modo strutturato il ciclo di vita dei documenti contrattuali, fino alla firma e archiviazione, garantendo maggiore tracciabilità, uniformità e accesso alle informazioni. Il sistema intende semplificare le attività amministrative legate agli accordi istituzionali e migliorare il coordinamento tra le diverse Strutture coinvolte. 

Entrambi i progetti si inseriscono in un percorso più ampio di digitalizzazione e razionalizzazione dei processi, volto a rafforzare l’efficienza operativa dell’Ateneo e la qualità dei servizi erogati a supporto della ricerca, della didattica e del trasferimento tecnologico. 

Team di progetto

Il progetto è sviluppato dal Servizio Applicativi in collaborazione con il Servizio Contratti e Partecipate della Direzione ARIA e con la Direzione RIMIN. 

Scopri il servizio coinvolto

  1. POC: verificare preliminare dell'idea tecnica
  2. Analisi: caricamento dei dati e prime sperimentazioni
  3. Ampliamento: integrazione con basi dati esterne
  4. Finalizzazione: completamento delle integrazioni
  5. Monitoraggio: miglioramenti continui ed estensioni ad altre strutture

  1. Kick off: Avvio ufficiale del progetto
  2. Test: Primi rilasci
  3. Procedura a regime: Sviluppo dei report
  4. Supervisione: monitoraggio e miglioramento continuo

Il sistema CRM è pensato per raccogliere e centralizzare tutte le informazioni relative ai rapporti attivi con le aziende, offrendo una visione completa e aggiornata delle collaborazioni in essere. 
Gli obiettivi principali includono: 

  • Accentramento delle informazioni: raccogliere in un unico strumento dati anagrafici, contatti, finalità della collaborazione e storico delle attività svolte con ciascuna azienda; 
  • Facilitazione dell’aggiornamento: semplificare la modifica e l’integrazione dei dati (es. contatti aziendali, scopi delle convenzioni, note operative) attraverso interfacce intuitive e accessibili; 
  • Condivisione e interoperabilità: promuovere la condivisione delle informazioni tra le diverse strutture dell’Ateneo, favorendo la coerenza dei dati e l’adozione di flussi di lavoro comuni; 
  • Analisi e monitoraggio: generare report, statistiche e dati aggregati a supporto della pianificazione strategica e delle attività di relazione con il sistema produttivo. 

Il progetto GECO si propone di mappare, tracciare e gestire tutte le tipologie di contratti e convenzioni stipulati con soggetti esterni all’Ateneo, fornendo uno strumento centralizzato per il governo di questi processi. 
Le finalità principali sono: 

  • Tracciabilità completa: garantire visibilità e controllo sull’intero ciclo di vita dei contratti, dalle prime fasi istruttorie fino alla firma e archiviazione; 
  • Semplificazione e rigore: ottimizzare le fasi di gestione documentale, rafforzando i processi autorizzativi e riducendo il rischio di errori o ridondanze; 
  • Pulizia e riuso dei dati: assicurare la disponibilità di dati strutturati e affidabili, riutilizzabili per esigenze diverse (monitoraggio, audit, analisi, ecc.); 
  • Gestione integrata: offrire un unico ambiente in cui gestire tutti i rapporti con soggetti esterni – incluse convenzioni, tirocini, eventi, aspetti contabili e amministrativi – riducendo la frammentazione; 
  • Flussi condivisi e automatizzati: favorire l’interoperabilità tra direzioni e uffici attraverso processi digitali condivisi, automatizzati e coerenti con l’organizzazione dell’Ateneo. 

  • Microsoft Dynamics 
  • Microsoft Dataverse 
  • Microsoft Power Platform 
  • Atoka 

A chi è rivolto

 
Immagine
icona personale tecnico amministrativo bibliotecario

PTAB