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Crm & GeCO

Sistema Crm per la gestione delle relazioni con le aziende 

L’implementazione di un sistema Crm ha l’obiettivo di raccogliere e centralizzare tutte le informazioni relative alle aziende partner del Politecnico. Il Crm fungerà da contenitore unico per l’anagrafica delle aziende, lo storico delle collaborazioni, i contatti, le iniziative congiunte e altri dati rilevanti. Questo strumento supporterà le attività di mappatura, analisi e pianificazione strategica, facilitando una gestione più coordinata ed efficace delle relazioni tra l’Ateneo e il mondo produttivo. 

Sistema di gestione delle convenzioni e dei contratti (GeCO) 

In parallelo, il progetto GeCO ha l’obiettivo di sviluppare un sistema informativo dedicato alla gestione delle convenzioni e dei contratti stipulati dall’Ateneo. Questo strumento consentirà di monitorare e gestire in modo strutturato il ciclo di vita dei documenti contrattuali, fino alla firma e archiviazione, garantendo maggiore tracciabilità, uniformità e accesso alle informazioni. Il sistema intende semplificare le attività amministrative legate agli accordi istituzionali e migliorare il coordinamento tra le diverse Strutture coinvolte. 

Entrambi i progetti si inseriscono in un percorso più ampio di digitalizzazione e razionalizzazione dei processi, volto a rafforzare l’efficienza operativa dell’Ateneo e la qualità dei servizi erogati a supporto della ricerca, della didattica e del trasferimento tecnologico. 

Team di progetto

Il progetto è sviluppato dal Servizio Applicativi in collaborazione con il Servizio Contratti e Partecipate della Direzione ARIA e con la Direzione RIMIN. 

Scopri il servizio coinvolto

  1. POC: verificare preliminare dell'idea tecnica
  2. Analisi: caricamento dei dati e prime sperimentazioni
  3. Ampliamento: integrazione con basi dati esterne
  4. Finalizzazione: completamento delle integrazioni
  5. Monitoraggio: miglioramenti continui ed estensioni ad altre strutture

  1. Kick off: Avvio ufficiale del progetto
  2. Test: Primi rilasci
  3. Procedura a regime: Sviluppo dei report
  4. Supervisione: monitoraggio e miglioramento continuo

Il sistema Crm è pensato per raccogliere e centralizzare tutte le informazioni relative ai rapporti attivi con le aziende, offrendo una visione completa e aggiornata delle collaborazioni in essere. 
Gli obiettivi principali includono: 

  • Accentramento delle informazioni: raccogliere in un unico strumento dati anagrafici, contatti, finalità della collaborazione e storico delle attività svolte con ciascuna azienda; 
  • Facilitazione dell’aggiornamento: semplificare la modifica e l’integrazione dei dati (es. contatti aziendali, scopi delle convenzioni, note operative) attraverso interfacce intuitive e accessibili; 
  • Condivisione e interoperabilità: promuovere la condivisione delle informazioni tra le diverse strutture dell’Ateneo, favorendo la coerenza dei dati e l’adozione di flussi di lavoro comuni; 
  • Analisi e monitoraggio: generare report, statistiche e dati aggregati a supporto della pianificazione strategica e delle attività di relazione con il sistema produttivo. 

Il progetto GeCO si propone di mappare, tracciare e gestire tutte le tipologie di contratti e convenzioni stipulati con soggetti esterni all’Ateneo, fornendo uno strumento centralizzato per il governo di questi processi. 
Le finalità principali sono: 

  • Tracciabilità completa: garantire visibilità e controllo sull’intero ciclo di vita dei contratti, dalle prime fasi istruttorie fino alla firma e archiviazione; 
  • Semplificazione e rigore: ottimizzare le fasi di gestione documentale, rafforzando i processi autorizzativi e riducendo il rischio di errori o ridondanze; 
  • Pulizia e riuso dei dati: assicurare la disponibilità di dati strutturati e affidabili, riutilizzabili per esigenze diverse (monitoraggio, audit, analisi, ecc.); 
  • Gestione integrata: offrire un unico ambiente in cui gestire tutti i rapporti con soggetti esterni – incluse convenzioni, tirocini, eventi, aspetti contabili e amministrativi – riducendo la frammentazione; 
  • Flussi condivisi e automatizzati: favorire l’interoperabilità tra direzioni e uffici attraverso processi digitali condivisi, automatizzati e coerenti con l’organizzazione dell’Ateneo. 

  • Accentramento e qualità del dato: ​L'obiettivo di unificare le anagrafiche e lo storico delle aziende partner in un unico sistema è stato avviato concretamente attraverso la validazione tecnica di un Proof of Concept e il caricamento dei primi dati.​
  • Arricchimento e interoperabilità: ​Per supportare la pianificazione strategica dell'Ateneo, il sistema è stato potenziato e ampliato tramite l'integrazione funzionale con basi dati esterne.​
  • ​​Condivisione interstrutturale:​ L'obiettivo chiave è l'abbattimento della frammentazione informativa, permettendo a docenti e PTAB di condividere le relazioni con il sistema produttivo in modo trasversale tra i dipartimenti.​
  • Consolidamento e sviluppo evolutivo: ​I primi risultati operativi sono stati traguardati sulla suite Microsoft (Dynamics, Dataverse, Power Platform), introducendo un modello di monitoraggio continuo per lo sviluppo delle funzionalità future.​

  • Digitalizzazione e tracciabilità documentale: L'obiettivo di tracciare l'intero ciclo di vita di contratti e convenzioni è stato avviato operativamente attraverso il completamento del kick-off e il primo rilascio in fase di test.​

  • Standardizzazione e messa a regime: ​Per semplificare la gestione documentale tra uffici e direzioni, le nuove procedure operative e l'automazione dei flussi amministrativi sono state ufficialmente messe a regime.​

  • Integrazione e affidabilità dei dati: ​L'obiettivo di garantire dati strutturati per audit e analisi è stato perseguito centralizzando i rapporti con i soggetti esterni in un unico ambiente informativo integrato.​

  • Governance e reportistica avanzata: ​Il consolidamento tecnologico (su ecosistema Microsoft) ha permesso lo sviluppo di funzionalità di reportistica avanzata, supportate da attività di supervisione e miglioramento continuo.​

  • Microsoft Dynamics 
  • Microsoft Dataverse 
  • Microsoft Power Platform 
  • Atoka 

A chi è rivolto

 
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PTAB

 
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Docenti