Uso del calendario come strumento di collaborazione e produttività con Microsoft 365

Come pianificare una riunione efficace con il calendario di Microsoft

È possibile utilizzare l'applicativo Teams, l'applicativo Outlook e di terzi. Nella guida vi spieghiamo come usare l'interfaccia di Teams:

1. Apri Teams e seleziona la voce Calendario dal menu laterale.
2. Clicca su Nuova riunione per creare un evento
3. Nel campo Invita partecipanti, inserisci gli indirizzi e-mail di coloro che vuoi invitare
   1. È possibile inserire gli indirizzi sia di interni che di esterni al dominio polito.it
   2. È possibile aggiungere destinatari facoltativi selezionando Opzioni di risposta e poi Aggiungi partecipanti facoltativi.
4. Specifica i dettagli come orario, data, durata e ulteriori informazioni
   1. Importante, se si vuole una riunione online, verificare che l'opzione Riunione di Teams sia selezionata
5. Verifica i dettagli e clicca su Invia.

Microsoft Outlook e Teams consentono di verificare la disponibilità dei colleghi in tempo reale direttamente durante la creazione dell'invito.

L'Assistente di pianificazione (Scheduling Assistant) mostrato a destra visualizza lo stato "libero/occupato" delle agende delle persone che si intende invitare. 

Di default il sistema del Politecnico permette a tutti di vedere la disponibilità senza nessuna informazione del proprio calendario. È possibile disattivare l'opzione andando nelle impostazioni del calendario.

Microsoft mette a disposizione uno strumento simile Doodle compreso nell'ecosistema Microsoft 365. 

Lo strumento Sondaggio pianificazione (Scheduling Poll) permette agli organizzatori di proporre molteplici opzioni orarie per un incontro, a cui gli invitati potranno indicare la propria disponibilità. La funzionalità è disponibile solo da Outlook e non da Teams.

Come configurare il sondaggio

Per creare un sondaggio, accedi alle impostazioni della riunione e definisci i seguenti parametri:

1. Accedi a Outlook online
2. Crea un nuovo messaggio di posta elettronica
3. Inserisci l'indirizzo email di almeno un destinatario
4. Nella barra in alto a destra del messaggio selezionare la voce Altre Opzioni (nei tre puntini) e la voce Sondaggio di Pianificazione (vedi screeschot)
5. Comparirà a destra la funzionalità di pianificazione dove è possibile selezionare durata, giorni e orari da proporre ai colleghi. 
   1. Di default, vengono considerate durate di 30 minuti, ma è possibile modificare l'opzione. 
   2. Per proporre slot in giorni diversi, occorre selezionare i singoli giorni.
   3. La modalità Disponibilità visualizza solo gli orari a cui i partecipanti risultano disponibili. 
       La modalità Ora mostra tutte le slot indicando eventuali conflitti orari.
6. A questo punto, selezionando avanti potrai aggiungere il luogo della riunione e gestire le opzioni. 
7. Selezionare Crea sondaggio e il sistema preparerà il sondaggio inserendolo nel testo della mail che potrai completare e inviare a tutti i partecipanti. 

Guarda il video per ulteriori informazioni. 

 

Nei contesti di lavoro collaborativo, un'efficace gestione delle agende ottimizza la visibilità delle attività e semplifica il coordinamento delle riunioni tra team diversi. 

La funzionalità di condivisione del calendario permette di mostrare i dettagli dei propri impegni a colleghi specifici o di gestire l'accesso generale a livello aziendale.

Per farlo:

1. Vai su Outlook e clicca sull'icona del calendario a sinistra
2. Una volta comparso il tuo calendario, digita il nome della persona nella barra cerca
3. Clicca sull'icona del calendario che comparirà accanto al nome (vedi screenshot) per visualizzarne il calendario
4. Comparirà il suo calendario, insieme al tuo, e potrai confrontarli.

Un ulteriore metodo per condividere il calendario è:

• Aprire la sezione Calendario in Teams, clicca su Altre opzioni (...)
• Selezionare Condividi
• Inserire il nome o l'indirizzo e-mail del contatto.
  • Livelli di autorizzazione configurabili:
    • Può vedere quando sono occupato: Mostra solo i blocchi temporali come "occupato" senza dettagli.
    • Può vedere titoli e posizioni: Mostra solo il nome dell'evento e il luogo.
    • Può vedere tutti i dettagli: Consente di visualizzare ogni dettaglio, incluse descrizioni e partecipanti.
    • Può modificare: Permette di visualizzare, modificare e rimuovere gli eventi.
    • Può delegare: Consente il pieno controllo (creare, modificare, eliminare e inviare/rispondere a richieste di riunione a nome dell'organizzatore).

(Nota: a seconda delle policy dell'IT aziendale o di Ateneo, alcune opzioni di condivisione potrebbero risultare limitate o non disponibili).

Per la gestione di attività che richiedono la prenotazione di slot orari specifici (come il ricevimento studenti, gli incontri con i gruppi di lavoro o gli appuntamenti di servizio), l'ecosistema aziendale offre soluzioni dedicate:

• Microsoft Bookings: È lo strumento ideale per questo scopo e semplifica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti. Si integra direttamente con il tuo calendario Exchange e genera una pagina web pubblica o interna. Attraverso questa interfaccia, gli utenti (es. gli studenti) possono visualizzare le tue disponibilità in tempo reale e prenotare autonomamente gli slot liberi, senza rischio di sovrapposizioni.